Al seleccionar un ERP, entender el modelo de precios y los costes adicionales de implementación puede resultar complicado. Como pasa en la mayoría de ERP del mercado, el precio final de una implementación de Odoo depende de muchas variables.

En esta entrada del blog haremos un análisis de los diferentes costos asociados al despliegue y mantenimiento de Odoo.

Los seis puntos que hay que tener en cuenta para calcular el coste de una implementación de Odoo

Coste de licencia

Odoo viene en dos ediciones, la edición Community y la edición Enterprise, que distribuye la empresa Odoo S.A. y que también está basada Odoo Community pero con algunos módulos y funcionalidades extra. Ambas ediciones son compatibles (aquí encontrará una comparación entre las dos versiones). Odoo Community puede ser implementado por cualquier consultor, pero para acceder a Odoo Enterprise hay que acudir forzosamente a Odoo S.A. o a un partner asociado. 

En su edición Community, Odoo es gratuito y sin ningún tipo de limitación.

La edición Enterprise que ofrece Odoo S.A. es de pago. Tiene un coste mensual por cada módulo utilizado (entre 4 y 12 euros / mes por módulo), y por cada usuario (unos 6 euros / usuario). Una implementación típica para 20 usuarios con Odoo Enterprise puede tener un coste por licencia de alrededor de 190 euros / mes, valor sensiblemente inferior al coste por licencia de otros ERP como Microsoft Dynamics o NetSuite.

Puede utilizar esta calculadora interactiva para valorar exactamente el coste de su licencia de Odoo Enterprise. 

Un aspecto importante a tener en cuenta en el caso de Odoo es que en la versión Enterprise no se cobra por los usuarios que acceden a su portal. Estos usuarios pueden ser tanto internos (comerciales, operarios, …) como externos (clientes, proveedores, …) y tienen el acceso limitado a datos específicos de la empresa y funcionalidades restringidas.

Costos de hosting

Odoo es una aplicación web, por lo cual puede estar alojado tanto en la nube como en servidores locales.

Si opta por la opción de alojamiento en la nube, dispone de tres alternativas:

• Servidor cloud con recursos compartidos: ideal para instancias con pocos usuarios. Los proveedores de estos servicios acostumbran a ofrecer esta modalidad SaaS (software como servicio) a un precio fijo por usuario / mes.
• Servidores cloud con recursos dedicados: cuando la cantidad de usuarios o la exigencia de cálculo de los procesos requieren más recursos. Los proveedores de estos servicios cloud ofrecen diferentes opciones de servidores en la nube combinando capacidades de proceso (Vcore), memoria RAM, capacidad de disco y capacidad de transmisión de datos. Por una instalación de Odoo para 20 usuarios, el coste del hosting en la nube con recursos dedicados puede estar entre 30 y 50 euros / mes, dependiendo del sistema de backup redundante y restauración que implante.
• Odoo.sh: es la oferta comercial de la plataforma cloud de Odoo S.A. El precio de esta opción se puede calcular en la página oficial de odoo.sh. En esta plataforma solo se puede utilizar la versión Enterprise de Odoo, cosa que puede suponer una limitación en determinados casos. 
  

Si se opta por una instalación en servidores locales (On-Premise), la empresa tendrá que asumir los costes de adquisición del servidor y de todo el software necesario (sistema operativo, sistema de virtualización, sistema de copias en la nube, elementos de ciberseguridad,... ) además de prever los costes de mantenimiento correspondientes.

Costos de implementación

A no ser que disponga de expertos Odoo en su equipo, tendrá que buscar un socio tecnológico que lo acompañe en el proceso de implementación de Odoo. Si ha decidido instalar la versión Enterprise, puede acceder tanto en los servicios que ofrece directamente Odoo S.A. como cualquier de sus partners locales. Si quiere implementar la versión Community gratuita, puede acceder a partners locales de Odoo o a consultores expertos.

Como cualquier otro sistema ERP, Odoo es un software complejo y crítico para la empresa. Para implementarlo hará falta la ayuda de un equipo experto capacitado técnicamente y con amplia experiencia. Hacen falta analistas funcionales con capacidad para entender el funcionamiento de su empresa y aplicar toda la potencia de Odoo para optimizar los procesos empresariales.

La implementación o despliegue inicial de Odoo incluye el análisis del negocio, la instalación del software y la base de datos, la puesta en marcha del sistema de backup, la configuración inicial, una personalización básica y la formación de los usuarios en los diferentes módulos de Odoo.

El precio de la implementación depende de la complejidad de sus procesos empresariales, del número de módulos que vaya a utilizar y del número de usuarios a formar. Los partners de Odoo acostumbran a ofrecer estos servicios en forma de pack de horas. Por ejemplo, implementar Odoo por una PYME con 20 usuarios que necesite gestionar la facturación, la contabilidad, el CRM, la web corporativa con un eCommerce, las compras y los almacenes puede costar unos 9.000 euros (alrededor de 180 horas de consultor).

Con los llamados “paquetes de éxito”, Odoo S.A. también ofrece directamente estos servicios de implementación cuando se quiere utilizar la versión Enterprise.

Coste del desarrollo de módulos a medida

Una gran ventaja de Odoo es la posibilidad de programar módulos diseñados y ajustados 100% a las necesidades de la empresa y que se integran dentro de Odoo.

Hay miles de programadores en todo el mundo capaces de desarrollar módulos de Odoo, pero aquí la experiencia es fundamental. No se trata solo de saber programar, sino de conocer muy bien tanto el framework de Odoo como la lógica del negocio donde se quiere implementar. Se recomienda contratar los servicios de un partner oficial de Odoo. En caso contrario, el desarrollo de una funcionalidad aparentemente sencilla puede complicarse y provocar la frustración de todos los implicados.

El precio de los desarrollos se calcula en función del tiempo necesario para analizar, desarrollar, testar e implementar el módulo a medida y suele oscilar entre 50 y 70 euros / hora.

Carga inicial de datos

La mayoría de las empresas ya cuentan con una base de datos con contactos de clientes y proveedores, información de sus productos e información histórica de la empresa. El proyecto de implementación de cualquier ERP también tiene que incluir la migración de datos al nuevo sistema.

El coste de esta migración de datos dependerá de si únicamente se quieren cargar datos maestros (contactos de cliente, proveedores, información de productos, plan de cuentas, …) o también se quieren traspasar registros históricos de facturación, asientos contables u otros.

El traspaso de registros históricos acostumbra a consumir muchas horas de desarrollo y en la mayoría de casos se opta para limitar la carga inicial de datos a los datos maestros y el traspaso del asiento de apertura. En este supuesto, el coste estará alrededor de los 1000 euros.

Soporte y mantenimiento del software

A pesar de que una de las cualidades de Odoo es la facilidad de uso, su empresa puede requerir apoyo adicional para el mantenimiento del ERP después de su puesta en marcha. Necesitará acceder a expertos funcionales para aclarar dudas, hacer ajustes de configuración o implementar nuevos módulos. También puede necesitar técnicos especialistas para corregir errores y equivocaciones provocados en la base de datos que solo podrán ser resueltos por personal técnico altamente calificado.

El coste de mantenimiento de Odoo para 20 usuarios puede rondar los 300 euros / mes, aunque puede ser algo superior durante el primer año de puesta en marcha del ERP.

Además, Odoo actualiza regularmente su software lanzando una nueva versión cada año. Aunque no sea necesario actualizar todas las versiones, hay que prever los costes de migración para cambiar de versión, al menos una vez cada dos años. Estas actualizaciones de versión se pueden plantear como un proyecto independiente o, si su proveedor ofrece la posibilidad, contratar un servicio de mantenimiento extendido que incluya estos cambios de versión. El coste de este servicio de soporte y mantenimiento con actualizaciones de versión incluidas dependerá de la cantidad de código personalizado que tenga instalado en su Odoo. Para una PYME de 20 usuarios que tenga poco código personalizado, la cuota de este servicio puede incrementarse en unos 100 euros / mes. 

Conclusión

En resumen, una PYME con 20 usuarios que quiera implementar Odoo Community en la nube, con los módulos de CRM, ventas, compras, almacén, contabilidad, sitio web y ecommerce, con unas necesidades limitadas de desarrollos a medida y con una carga inicial de datos limitada a los datos maestros, invertirá aproximadamente unos 12.500 euros durante el primer año (unos 3.000 euros más si implementa la versión Enterprise) y debe prever un coste anual de unos 1.900 euros los años posteriores (unos 4.000 euros / año en el caso de Odoo Enterprise).